I. LAPORAN
1.Pengertian Laporan.
Pengertian Laporan menurut The Oxford English Dictionary dalam kusumah,dkk (2002: 2.3) adalah :
a).Cerita yg dibawakan oleh seseorang kedapa orang lain yg diteliti secara khusus.
b).Pernyataan formal hasil penelitian, tentang sesuatu hal yang memerlukan informasi yang pasti, dibuat oleh seseorang atau sebuah lembaga atau harus melakukannya.
Siswanto (1982 : 62) memberikan batasan tentang laporan(report) yaitu sebagai informasi tertulis yang dimaksudkan sebagai pertanggung jawaban atas sesuatu penugasan. Laporang juga dapat dikatakan sebagai Sesuatu macam dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil(Keraf, 1993 : 284).
dari beberapa pendapat dapat disimpulkan Laporan merupakan bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari dokumen maupun fakta-fakta yang dimanfaatkan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun nonformal.
Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.
2 Dasar – dasar Laporan
a. Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
b. Mengenai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga hal dalam penyusunan kata-kata maupun kalimat harus jelasm singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap (complete)
Kelengkapan tersebut menyangkut :
#. Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya
#. Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
e. Tetap (consistent)
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
f. Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.
g. Harus ada proses timbal balik
a. Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
b. Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
3.Sistematika laporan
Laporan dapat berbentuk naskah atau buku karena berisi hal-hal yang terperinci berkaitan dengan data-data yang akurat dan lengkap.
Laporan ilmiah atau laporan formal terdiri atas:
1.bagian awal, terdiri atas :
a.halaman judul: judul, maksud, tujuan penulisan, identitas penuli, intansi asal, kota penyusunan,dan tahun.
b. halaman pengesahan (jika perlu)
c. halaman motto/semboyan(jika perlu)
d. halaman persembahan (jika perlu)
e. prakata
f.daftar isi
g.daftar table
h. daftar grafik
i. daftar gambar
j.abstrak: uraian singkat tentang isi laporan
2. bagian isi
a.bab I pendahuluan berisi tentang(1) latar belakang(2)identitas masalah(3) pembatasan masalah(4)rumusan masalah(5) tujuan dan manfaat
b. bab II: kajian pustaka
c. Bab III:metode
d. bab IV:pembahasan
e. bab V: penutup
3. bagian akhir
a. daftar pustaka
b.daftar lampiran
c. indeks : daftar istilah
4. Contoh Laporan Resmi :
Untuk :
Tanggal release/ditayangkan :
Subject :
---------------------------------------------------------------------
Jabaran singkat tentang hal yang ingin ditayangkan/didiseminasikan
Untuk info lebih lanjut, hubungi :
………….
FORMAT PENILAIAN LAPORAN
Penilai : Waktu Pelaksanaan :
Yang dinilai : Skor :
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Petunjuk Pengisian :
1. Berilah tanda ceklist (√) pada salah satu kolom (“ada” atau “tidak”) sesuai dengan laporan yang sedang dinilai.
2. Penilaian yang bersifat kualitatif ataupun tidak ada dalam penilaian kuantitatif, dituliskan secara jelas dalam kotak “Penilaian/komentar tambahan”
3. Sistem penskoran yang digunakan adalah dikotomi biner, ada mendapat skor “1” dan tidak mendapat skor “0”
4. Nilai kuantitatif didapat dari jumlah skor yang didapat dibagi total skor semestinya, kemudian dikalikan 100
Sumber :
